E-mail em inglês: 5 passos para escrever um e-mail de sucesso

Não há dúvidas de que a língua inglesa é fundamental em diversas áreas de nossas vidas, seja para se comunicar através da fala, entender conceitos, fazer leituras ou até escrever um e-mail em inglês. 

Seja em um contexto profissional, acadêmico ou entre amigos, muitas pessoas têm dúvidas de como começar um e-mail em inglês. Afinal: Como é a forma correta de se dirigir ao destinatário? Qual é o melhor jeito de apresentar o assunto?  Quais são as opções para se despedir?

São diversas as questões. Por isso, o Instituto Mindset está aqui para te ajudar a resolver muitas delas e, assim, fazer com que você compreenda como é o melhor jeito de escrever um e-mail na língua inglesa. 

Acompanhe a leitura e confira 5 passos úteis para escrever e-mails em inglês!

Defina o assunto e o destinatário do e-mail

O primeiro passo para escrever e-mails em inglês é definir qual será o tema abordado na mensagem. 

Isso precisa ser bem definido, principalmente no caso de e-mails profissionais, já que muitas pessoas têm uma rotina corrida e não possuem muito tempo para ler textos longos e prolixos. 

Sendo assim, é fundamental deixar claro na área “Assunto” ou “Subject”, em inglês, qual será o tema abordado no seu e-mail. 

Logo após definir o assunto do e-mail, você deverá adicionar o destinatário “To (Para)” e, se for o caso, “Cc (pessoas que não são o destinatário principal, mas que você gostaria de adicionar ao e-mail como cópia).

Cumprimente as pessoas adequadamente

Definiu o assunto e o destinatário do seu e-mail? Hora de colocar a mão na massa e partir para a escrita da mensagem.

O primeiro detalhe que você precisa adicionar ao corpo do seu e-mail em inglês é uma saudação adequada ao destinatário, ou seja, para pessoa qual você vai enviar o texto. 

Atenção: É importante levar em consideração a pessoa que receberá o e-mail para escolher um cumprimento adequado. Por exemplo, vai mandar um e-mail mais informal para um amigo da faculdade? Então, não há necessidade de usar uma saudação tão formal, mas se o e-mail tiver um tom mais profissional, é indicado usar um cumprimento formal.

Confira alguns exemplos de como começar um e-mail em inglês com saudações formais:

•     Dear [querido(a)], + o nome do destinatário;
•     Dear [querido(a)], Mr./Ms. + o nome da pessoa que receberá o e-mail;
•     To whom it might concern (à quem interessar), utilizado quando não há clareza de quem receberá o e-mail;
•     Dear [querido(a)], + nome e sobrenome;
•     Dear, Sir/Madam, + nome.

Para saudações mais informais, você pode utilizar:

•     Hi, + nome da pessoa;
•     Hello, + nome da pessoa;
•     Hi/Hello, + nome do destinatário + How are you? (Oi/Olá, nome! Como vai você?/Tudo bem?)

Inicie seu e-mail em inglês de forma objetiva

Logo após o cumprimento, é hora de iniciar o seu e-mail. Para isso, seja direto e esclareça já nas primeiras linhas qual é a razão de estar enviando o e-mail.

Ser objetivo e claro é indispensável para manter o leitor do e-mail engajado na sua mensagem desde o começo.

Algumas formas de introduzir o assunto do seu e-mail são:

•     I’m writing this email to… (Eu estou escrevendo este e-mail para…);
•     This email is in regards to… (Este e-mail diz respeito à…);
•     I’m writing to inquire about… (Eu estou escrevendo para perguntar sobre…);
•     I’m (seu nome), (sua profissão/ocupação) from (nome da empresa), and I’m writing to know if… (Eu sou (seu nome), (sua profissão/ocupação) da (nome da empresa), e estou te escrevendo para saber se…).
•     Thank you for your quick reply about… (Obrigada pela sua resposta rápida sobre…), este exemplo é para quando for um e-mail de resposta.

Desenvolva sua ideia de forma bem estruturada

Com sua introdução feita, é hora de desenvolver o restante do seu e-mail. Nesta etapa, lembre-se de ser educado e desenvolver o conteúdo de uma maneira organizada e precisa.  

Cada situação pode exigir algumas respostas específicas, como, por exemplo, se quiser demonstrar que concorda com um ponto abordado pela pessoa, você pode escrever:

•     I entirely agree with you on this… (Eu concordo com você completamente nesse assunto…);
•     I’m glad we are on the same page… (Eu estou contente que estamos de acordo…).

Já para discordar de alguma opinião, utilize frases como:

•     Unfortunately, we cannot continue… (Infelizmente, não podemos continuar…);
•     At this point, I’m sorry to inform you that… (No momento, eu lamento informá-lo(a) que…).

Para solicitar algo, seja educado(a) e utilize expressões como:

•     If you would be so kind to… (Por gentileza…);
•     Could I ask you to…? (Poderia te pedir que…?);
•     I would appreciate if you could… (Eu ficaria muito grato(a) se você pudesse…).

Despeça-se de forma cordial e adicione uma saudação final

Após desenvolver sua ideia no corpo do e-mail e passar a mensagem que você deseja, é o momento de se despedir e encerrar o e-mail. 

Esta etapa, assim como todas as outras, requer cordialidade. Algumas formas de se despedir antes de adicionar a sua saudação final são:

• If you have any other questions, don’t hesitate to contact me! (Se você tiver mais alguma dúvida, não hesite em me contatar!);
•     I look forward to hearing from you (Aguardo ansiosamente pelo seu retorno);
•     Thank you so much for your help (Muito obrigado(a) pela sua ajuda);

Após a despedida, adicione uma saudação final, formal ou informal, dependendo do seu nível de intimidade com o destinatário. 

Se for um e-mail mais informal, para um amigo, por exemplo, você pode utilizar as frases:

•     Cheers (Saudações);
•     Many thanks [Muito obrigado(a)]
•     Best wishes (Melhores cumprimentos).

Já em um cenário mais formal, utilize expressões como:

•     Best regards (Saudações);
•     Respectfully (Respeitosamente);
•     Kind regards (Saudações cordiais);
•     Sincerely (Atenciosamente);
•     Yours cordially (Cordialmente).

Já se sente preparado para escrever um e-mail em inglês após essas dicas valiosas? Basta colocar nossas sugestões em prática e você não terá problemas na hora de se comunicar em inglês por meio de um e-mail. 

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